Reconciliação de pagamentos é um tema fundamental para você que trabalha no setor de varejo. Afinal, é um dos principais processos para garantir o sucesso e a saúde financeira da sua empresa.
Neste conteúdo, vamos abordar o que é esse processo, por que ele é tão crucial para o seu negócio e como automatizá-lo com o melhor software do mercado.
Reconciliação de pagamentos: O que é?
O processo de reconciliação consiste no cruzamento e na conferência de dados entre as transações financeiras registradas no sistema de vendas de uma empresa do setor varejista.
Como uma loja, por exemplo, com base nos extratos fornecidos pelas operadoras de cartão. Parece confuso? Vamos explicar.
Todas as empresas operadoras de cartão possuem os valores recebidos pela sua empresa, não é verdade?
Dessa forma, esse processo busca reunir todos esses dados e corrigir qualquer diferença que exista entre os valores das transações e seus recebimentos.
Como se trata de um processo muito amplo, cada software terá um processo específico, mas abaixo vamos falar sobre as etapas mais comuns para a reconciliação.
Coleta
A primeira etapa envolve reunir as informações de vendas do PDV (Ponto de venda). Isso geralmente se resume aos extratos de transações das operadoras de cartão, mas pode variar de acordo com a empresa.
Comparação
A segunda etapa desse processo é reunir os registros financeiros da empresa e compará-los com as informações das transações.
Dessa forma, já nesta etapa é possível identificar as diferenças e correspondências. Claro que isso depende de você usar um software de boa qualidade, que tenha velocidade e precisão.
Identificação
Quando o software identifica diferenças entre os valores, é necessária a intervenção humana para entender quais são as taxas incorretas, transações não registradas e, infelizmente, em alguns casos, fraudes.
Resolução
Por fim, ao identificar quais foram as diferenças, a empresa soluciona as questões e atualiza o software com as novas informações para a próxima auditoria ou sempre que identificar discrepâncias novamente.
Reconciliação de pagamentos: Por que é importante?
Agora que você já sabe qual é o processo, podemos falar sobre como é vital tê-lo em sua empresa, caso ainda não o faça, com um software especializado.
Auditoria
Auditorias são muito comuns em grandes empresas, seja a pedido de investidores ou até mesmo para a liderança garantir transparência para tomar decisões mais assertivas.
Além disso, em algumas empresas, é necessário que ocorra uma auditoria de maneira regular por exigências legais. No setor de varejo, a auditoria geralmente ocorre em empresas com um grupo societário.
Otimização de fluxo de caixa
O fluxo de caixa é a base de toda a saúde da empresa, não é verdade? Afinal, não existe uma empresa saudável que gaste mais do que recebe, e não existem empresas de sucesso que não tenham essa informação com precisão.
Com isso em mente, é fundamental que ocorra a reconciliação para garantir que as previsões financeiras sejam as mais precisas possíveis e, com isso, ocorram melhores decisões estratégicas.
Além disso, precisamos lembrar que uma empresa de varejo grande sustenta diversas famílias e não ter uma previsão financeira pode ser extremamente negativo para centenas de pessoas.
Detecção de fraudes
Infelizmente, fraudes podem ocorrer em uma empresa mais cedo ou mais tarde. Dessa forma, a única forma de evitá-las é ter um sistema que consiga detectar esse crime assim que ele ocorre.
Afinal, uma vez que ocorra, não se sabe quando vai parar e, à medida que persiste, mina a saúde financeira de qualquer empresa. Em alguns casos, quando é descoberta, já é tarde demais.
Portanto, podemos afirmar com certa segurança que ter um software eficaz em sua empresa é uma das melhores formas de impedir esse tipo de atividade ou descobri-la assim que estiver ocorrendo.
Garantia de precisão financeira
Como discutido anteriormente, a precisão financeira é fundamental para tomar decisões estratégicas e garantir a saúde financeira da empresa. No entanto, vale a pena ressaltar também a importância do oposto da precisão financeira.
Quando se trata de uma empresa de grande porte, qualquer discrepância nos valores pode se tornar significativa, especialmente se persistir ao longo de meses e em empresas com diversos pontos de venda.
Portanto, não é exagero afirmar que ter um software assim é vital para sua empresa, seja ela uma grande loja ou um supermercado. Todas as empresas necessitam desse tipo de informação.
Reconciliação de pagamentos: Por que o VR Conciliador é a melhor opção?
Como mencionado anteriormente, existem muitos softwares de reconciliação no mercado. No entanto, vamos mostrar por que o VR Conciliador de cartões é o melhor e indispensável para seu negócio.
Automação do processo
O VR Conciliador automatiza todo o processo de reconciliação, desde a importação das informações dos extratos até a conferência de dados.
Ao contrário de muito software que precisa de uma digitação manual e com isso reduz o risco de erros e elimina esse tempo gasto.
Integração
O VR Conciliador é um software que consegue integrar com facilidade outras soluções VR que você pode estar utilizando ou outro software de outras empresas.
Dessa forma, é possível obter dados em tempo real, de modo que, se algo for atualizado no seu sistema, também será atualizado no nosso software, eliminando qualquer necessidade de uma nova importação de dados.
Geração de relatórios
Além de avisar quando há uma diferença entre os valores, o nosso software consegue gerar relatórios precisos e detalhados para entender onde está o problema e, então, criar a melhor estratégia para solucioná-lo.
Segurança de dados
Todos os dados inseridos no nosso software são criptografados para tranquilizar você e sua empresa. Dessa forma, no pior cenário possível de fraude, ninguém não autorizado poderá modificar os dados que já estão no software.
Fácil de utilizar
Assim como nossas outras soluções, é possível acessá-las online e receber todas as atualizações regulares que nossos softwares recebem. Dessa forma, não é necessário instalar nenhum programa em seu computador, o que poderia deixá-lo lento.
Além disso, nosso software tem uma interface amigável para que esse processo seja o mais tranquilo possível e atenda às necessidades do seu negócio. Clique aqui e saiba mais da nossa solução.
