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Erros comuns na conciliação de impostos e como evitá-los

Erros comuns na conciliação de impostos e como evitá-los
VR Software
julho 11, 2023

A conciliação de impostos é um processo fundamental para qualquer lojista que deseja manter a conformidade fiscal e evitar problemas legais. 

No entanto, muitos empreendedores cometem erros comuns durante essa etapa crítica, o que pode resultar em multas, penalidades e até mesmo danos à reputação do negócio. 

Neste texto, vamos explorar os erros mais comuns na conciliação de impostos e fornecer orientações sobre como evitá-los. 

Além disso, apresentaremos uma solução eficiente para simplificar esse processo: o VR Masterfisco.

Se você também tem problemas com a conciliação de impostos no seu negócio, confira a seguir:

Você vai ver nesse texto: 

  • O que é a conciliação de impostos?
  • Importância da conciliação de impostos;
  • Etapas do processo de conciliação de impostos;
  • Principais erros na conciliação de impostos e como evitá-los;
  • VR MasterFísco: a solução para a sua conciliação de impostos! 


O que é a conciliação de impostos?

A conciliação de impostos é um processo essencial para as empresas garantirem a conformidade fiscal e evitarem problemas legais relacionados aos seus compromissos tributários. 

Trata-se de uma atividade que visa reconciliar as informações contábeis e fiscais, assegurando que os valores devidos em impostos estejam corretos e alinhados com as obrigações estabelecidas pela legislação.

Ao realizar a conciliação de impostos, as empresas verificam se os registros contábeis e fiscais estão consistentes, identificam possíveis erros, inconsistências ou omissões nos lançamentos e fazem a devida correção. 

Dessa forma, é possível evitar problemas futuros, como multas, autuações e penalidades decorrentes de uma má gestão fiscal.


Importância da conciliação de impostos

Realizar a conciliação de impostos é fundamental por diversos motivos. 

Mas, afinal, quais são eles? 

Confira a seguir alguns:


Cumprimento das obrigações fiscais: 

Em primeiro lugar, a conciliação garante que a empresa cumpra suas obrigações tributárias, evitando a sonegação fiscal e mantendo a conformidade com as leis vigentes.


Prevenção de erros e omissões: 

Ao reconciliar as informações contábeis e fiscais, é possível identificar e corrigir erros, omissões ou inconsistências nos lançamentos, garantindo a precisão dos registros e a exatidão dos valores declarados.


Redução de riscos: 

Outro ponto importante da conciliação de impostos é a redução dos riscos de autuações fiscais, multas e penalidades decorrentes de erros ou irregularidades no cumprimento das obrigações fiscais.


Controle financeiro: 

Por fim, a conciliação proporciona um maior controle financeiro, permitindo que a empresa tenha uma visão clara e precisa dos valores devidos em impostos e evitando surpresas desagradáveis no futuro.


Etapas do processo de conciliação de impostos

O processo de conciliação de impostos geralmente envolve as seguintes etapas:

1) Revisão dos registros contábeis e fiscais:

Em primeiro lugar, nessa etapa, os registros contábeis e fiscais são revisados para verificar a consistência entre as informações, como a correta classificação fiscal dos produtos, a aplicação das alíquotas tributárias adequadas e a apuração dos valores a serem recolhidos.

2) Identificação de divergências: 

Durante a revisão, podem ser identificadas divergências entre os registros contábeis e fiscais. 

Essas divergências devem ser investigadas e corrigidas, garantindo que os valores declarados estejam corretos.

3) Ajustes e correções:

Com base nas divergências identificadas, são realizados ajustes e correções nos lançamentos contábeis e fiscais, assegurando a conformidade e a precisão das informações.

4) Reconciliação e conciliação de impostos: 

Nessa etapa, são reconciliados os valores apurados nos registros contábeis com as informações fiscais.

Dessa forma, essa conciliação permite verificar se os valores declarados estão corretos e se não há omissões ou inconsistências.

5) Emissão das declarações e recolhimento dos impostos: 

Por fim, após a conciliação, são emitidas as declarações exigidas pela legislação fiscal e realizados os pagamentos dos impostos devidos, de acordo com os prazos estabelecidos.

Principais erros na conciliação de impostos e como evitá-los

Conforme você viu acima, a conciliação de impostos é um processo complexo e suscetível a erros. 

Mas, evitar equívocos nessa etapa é fundamental para garantir a conformidade fiscal e evitar problemas futuros. 

Abaixo, listamos os principais erros na conciliação de impostos e as melhores estratégias para evitá-los. Confira:


Falta de organização documental

Em primeiro lugar, um dos erros mais frequentes na conciliação de impostos é a falta de organização documental. 

Isso porque muitos lojistas negligenciam a importância de manter todos os registros fiscais de forma ordenada e acessível. 

Isso pode levar a atrasos na identificação de erros, dificuldades na reconciliação de informações e até mesmo problemas durante uma auditoria fiscal.

Para evitar esse problema, é essencial implementar um sistema eficiente de arquivamento e organização de documentos fiscais. 

Certifique-se de que todas as notas fiscais de entrada e saída, comprovantes de pagamento de impostos, guias de recolhimento e demais documentos estejam armazenados de maneira adequada. 

Além disso, utilizar ferramentas de gestão financeira e adotar uma rotina de registro e arquivamento são medidas essenciais para manter a organização documental em dia.


Desconhecimento das leis fiscais

Outro equívoco comum é o desconhecimento das leis fiscais aplicáveis ao negócio. 

A legislação tributária está sujeita a constantes alterações e atualizações, o que pode tornar difícil para os lojistas acompanharem todas as regras e regulamentações. 

Mas, esse desconhecimento pode levar a erros na classificação fiscal, na aplicação de alíquotas corretas e na interpretação das obrigações fiscais.

Para evitar problemas relacionados a esse erro, é essencial investir em capacitação e atualização constante sobre a legislação fiscal. 

Buscar parcerias com consultorias especializadas ou utilizar ferramentas de automação fiscal, como o VR Masterfisco, podem auxiliar no conhecimento das regras tributárias e garantir que o negócio esteja sempre em conformidade.


Inconsistências nas informações contábeis

Por fim, inconsistências nas informações contábeis podem gerar desencontros entre os dados fiscais e contábeis, resultando em erros na conciliação de impostos. 

Essas inconsistências podem surgir devido a lançamentos incorretos, erros de cálculo ou falta de integração entre os sistemas utilizados pela empresa.

A melhor maneira de evitar esse problema é manter uma contabilidade precisa e atualizada. 

Utilizar um software de gestão integrada, que permita a integração entre o setor fiscal e contábil, é fundamental para garantir que as informações estejam consistentes em todas as etapas do processo. 

Além disso, é importante realizar reconciliações periódicas para identificar e corrigir eventuais discrepâncias.


VR Masterfísico: a solução para a sua conciliação de impostos! 

Uma estratégia eficiente para evitar erros na conciliação de impostos é utilizar o VR Masterfisco. 

Essa solução exclusiva de classificação fiscal de mercadorias é capaz de identificar as regras tributárias com base nas constantes alterações da legislação do varejo e aplicar as correções tributárias necessárias. 

O VR Masterfisco oferece os seguintes benefícios:

  • Identificação e revisão da NCM, código CEST e todas as regras tributárias aplicáveis ao mix de produtos da empresa.
  • Auxílio na correção tributária dos produtos, abrangendo PIS, COFINS, ICMS e Substituição Tributária do Estado de São Paulo.
  • Simplificação e automação do processo de conciliação de impostos, reduzindo a possibilidade de erros e garantindo a conformidade fiscal.

Utilizando o VR Masterfisco, as empresas podem evitar diversos erros na conciliação de impostos, aumentando a eficiência e a precisão do processo.

Ainda não tem o VR Masterfisico em seu negócio? Entre em contato conosco agora mesmo e resolva a sua conciliação de impostos! 

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