A gestão financeira do seu negócio está em dia? A prática de fechamento do caixa é satisfatória ou há diferença entre o valor vendido e o total que está guardado na gaveta do supermercado?
Ter um controle desse processo é essencial, pois é isso que garante uma quebra menor no caixa do supermercado. No entanto, nem sempre os gestores do estabelecimento se atentam para essa tarefa, que requer um trabalho minucioso de conferência das entradas e saídas. E não ter um planejamento ou organização do caixa pode complicar a administração do supermercado, impactando negativamente seu negócio.
A seguir, apresentamos algumas dicas para evitar quebra de caixa no supermercado. São procedimentos que trarão tranquilidade e eficiência no fechamento, colaborando para que seu empreendimento tenha uma gestão financeira de qualidade.
Acompanhe!
Fechamento de caixa: essencial cuidar bem dele!
O controle financeiro é fundamental para o sucesso de qualquer empreendimento. Portanto, o setor supermercadista precisa cuidar com muita precisão do fechamento de caixa. Esse procedimento consiste na conferência das entradas e saídas em caixa, de maneira que ao final do expediente os valores coincidam com todos os registros feitos ao longo do dia. O ideal é evitar as quebras de caixa que ocorrem quando há um valor diferente entre o que entrou e o que saiu no ponto de venda.
Essa conferência dá ao gestor um panorama diário de toda a movimentação financeira do supermercado. O fechamento de caixa considera como entradas o recebimento de cartões de crédito e débito, dinheiro, cheques e cadernetas. Já as saídas englobam o pagamento de fornecedores, despesas, empréstimos, juros e impostos.
É preciso emitir um relatório de vendas, checando se o valor total vendido por finalizadora ou forma de pagamento é igual ao físico apresentado na gaveta. Havendo divergência é preciso investigar o que causou a diferença.
Procedimentos que evitam quebras no fechamento de caixa
A tarefa de fechar o caixa deve ficar sob responsabilidade de um funcionário atento. É importante que esse profissional conheça e cumpra com afinco as rotinas pertinentes ao cargo, que envolvem a abertura e o fechamento do caixa, o controle financeiro, além do contato direto com o cliente.
Obviamente, todos são passíveis de erros, mas é preciso escolher um colaborador que tenha um perfil em consonância com o que a operação de caixa exige. Por ser um posto estratégico para a gestão financeira do supermercado, vale a pena investir em treinamento para esse profissional. Na capacitação, o operador de caixa deve lidar com situações reais vividas na rotina do supermercado, se inteirar sobre todos os procedimentos que deve cumprir e tirar suas dúvidas. Também é importante que as tarefas sejam listadas e fiquem bem visíveis para que ele não se perca ao longo da jornada de trabalho.
Outro aspecto importante para evitar as quebras no fechamento é começar o procedimento da maneira correta, dando entrada com um valor de reserva em notas ou moedas de quantia menor. Essa reserva também é conhecida como fundo de troco, fundo de caixa, valor de encaixe ou de abertura. Funciona como troco quando ainda não há dinheiro suficiente para abastecer o caixa ou é usado para quitar despesas menores do dia a dia.
Além desse procedimento inicial, é preciso um controle rigoroso de entradas e saídas financeiras realizadas no caixa. Essas operações devem ser descritas pelo colaborador responsável pelo caixa, conferidas e acompanhadas de documentos que comprovam as transações. Para facilitar essa tarefa, o operador de caixa deve separar os cheques – caso o estabelecimento trabalhe com essa forma de pagamento – e os comprovantes referentes às entradas via cartão, agrupando-os em cheques pré-datados, cheques à vista, comprovantes de venda com cartão de crédito e venda com cartão de débito (ambos separados por bandeira).
Por fim, é preciso somar as entradas e diminuir do total as saídas. O saldo das movimentações realizadas deve ser idêntico aos valores presentes (dinheiro, cheque, ticket, comprovantes de cartão etc.) no caixa. Um lembrete importante é considerar o fundo de troco também como uma entrada.
Aposte em tecnologia para evitar quebras no caixa no supermercado
Planejando e seguindo os procedimentos necessários é possível diminuir muito o risco de quebras no caixa. Além disso, estamos na era digital e o setor supermercadista pode se beneficiar muito de ferramentas tecnológicas para administrar seu negócio.
Ao lançar mão de recursos tecnológicos, o gestor acelera os procedimentos de funcionamento do supermercado e os executa com mais eficiência. O resultado pode ser notado em vários âmbitos, como menor chances de erros e fraudes, maior produtividade evitando retrabalho, e aumento da segurança das informações. Não esquecendo, claro, que um supermercado com soluções inovadoras vai atender às principais expectativas do novo consumidor: ser atendido de forma eficiente e rápida.
VR Troco Digital
Em se tratando de fechamento de caixa, as soluções tecnológicas podem tornar a tarefa muito mais assertiva. A VR Software possui ferramentas que são muito úteis para esse controle financeiro do supermercado, como o VR Troco Digital. Essa ferramenta foi desenvolvida para facilitar o troco, já que a escassez de moedas é um desafio para o supermercadista e impacta negativamente a relação com o cliente. Ao passar pelo caixa desfalcado de troco, o consumidor fica incomodado, o atendimento atrasa e aquele cliente pode nunca mais voltar ao estabelecimento.
Por meio do software, o cliente armazena as moedinhas de troco em uma carteira digital e pode usá-la como pagamento na compra seguinte no supermercado. Essa ferramenta diminui os problemas de fechamento de caixa, pois não há o risco de erro no troco do cliente ou a dificuldade de conseguir moedas físicas para abastecer o caixa.
Como se vê, é possível chegar ao fim do dia reduzindo em muito a quebra no fechamento de caixa no supermercado. Lançando mão de alguns recursos e seguindo os procedimentos corretos, entradas e saídas são equacionadas e o controle financeiro do supermercado se mantém eficaz.
Quer aprofundar no assunto e entender como ser assertivo no setor supermercadista? Sugerimos a leitura do artigo “CRM para supermercado: 4 estratégias para uma gestão eficiente no varejo”, que está em nosso blog.
