Como ter uma contabilidade mais eficiente em seu supermercado?
Esse pode ser um tema complexo para muitos empreendedores e, por isso, trouxemos esse conteúdo para falar os passos práticos.
Vamos fazer um verdadeiro guia aqui, desde o mais básico até o mais complexo que os maiores supermercados do país usam.
Confira a seguir!
Como começar a deixar minha contabilidade mais eficiente?
Para ter uma contabilidade mais eficiente é preciso considerar as bases, em primeiro lugar, para depois seguir por dinâmicas mais complexas.
Afinal, se você erra no começo, precisa voltar novamente ao início e reajustar.
Passo 1: Faça uma análise do que é necessário para a sua contabilidade
Primeiramente, é necessário fazer uma análise do que é necessário para a sua contabilidade.
Nessa análise, você deve:
- Identificar as necessidades contábeis do seu supermercado.
- Criar metas mensuráveis e realistas com base nos seus objetivos e previsões financeiras.
- Estabelecer procedimentos e políticas claras.
Você pode contar com a ajuda de um profissional da área, como um contador, para ter respostas mais precisas.
Passo 2: Construa uma equipe competente
Que tal investir em treinamento para a sua equipe?
Afinal, novas tecnologias e mudanças legais ocorrem a todo momento!
Ou seja, é necessário certificar-se de que sua equipe tem o conhecimento prático para lidar com desafios específicos.
Isso é bom para o supermercado e para os próprios colaboradores, que vão crescer com esse conhecimento adicional, e novos colaboradores se juntando à equipe, se for necessário.
A consultoria com uma empresa de contabilidade também pode ajudar bastante em um direcionamento para os colaboradores, identificando lacunas no conhecimento, por exemplo.
Melhores estratégias para uma contabilidade mais eficiente
Agora que você já sabe os primeiros passos que precisa, vamos às melhores estratégias práticas para garantir uma contabilidade eficiente para sua empresa.
Nas estratégias abaixo, vamos usar como base o Google Planilhas, mas você pode adaptar as estratégias para seus softwares favoritos, como Notion, Excel e muitos outros.
Centralize informações em um sistema digital
A primeira estratégia é a centralização de informações, ou seja, ter apenas um local onde é possível acessar todos os dados contábeis do seu supermercado em apenas um lugar e de preferência que seja digital.
Uma das melhores formas de fazer isso é através do Google Planilhas, que é um sistema intuitivo e com todas as informações na nuvem. Para isso, siga o tutorial abaixo:
- Abra o Google Planilhas com o e-mail (gmail) da empresa.
- No canto superior esquerdo, clique na opção “Planilha em branco”.
- No canto inferior, divida as páginas com as principais informações, como livro caixa, balanço patrimonial, demonstração de resultados, notas fiscais, recibos e contratos.
Com cada página organizada, basta transferir os dados de outros lugares e centralizar. No próximo tópico, vamos mostrar a melhor forma de fazer isso, mas com um sistema muito mais elegante e funcional.
Automatiza tarefas repetitivas
Algumas tarefas são extremamente repetitivas e consomem muito tempo de trabalho, então automatizá-las é uma das formas mais práticas de garantir uma contabilidade mais eficiente. Para fazer isso, é necessário:
- Entender as atividades mais repetitivas, como lançamentos contábeis e geração de relatórios, por exemplo.
- Clique em “Extensões” no canto superior do Google Planilhas e, em seguida, clique na opção “Macros” e por fim “Gravar Macros”.
- Escolha o tipo de referência das suas células que você quer que sua macro use com base nas atividades repetitivas e, ao terminar, selecione a opção “Salvar”.
- Programe o macro na opção “Ferramentas” no canto superior, em seguida selecione a opção “Editor de script” para editar os Macros que foram feitos no passo anterior e, por fim, clique em “Adicionar Acionador”.
Recomendamos que você mostre esse tutorial para sua equipe contábil para que eles façam esse processo. Afinal, sem um conhecimento prático anterior, pode parecer mais complexo do que realmente é.
Faça análise de dados
Com uma planilha com automações e como uma central de informações, tudo que é necessário agora é uma análise de dados. Ou seja, métricas e informações conclusivas com base nos dados que colocamos na nossa planilha.
- Análise de margem de lucro.
- Número de vendas.
- Previsões para próximos dias e semanas.
A melhor forma de fazer sua análise de dados em uma planilha é através de gráficos e para isso, siga o tutorial abaixo. Entretanto, não esqueça que é muito importante ter um profissional que tenha um vasto conhecimento para interpretar esses dados.
- No canto superior direito, clique sobre “Inserir” e em seguida em “Gráfico”.
- O editor de gráficos vai aparecer no canto direito, enquanto uma pré-visualização do gráfico aparecerá no meio da sua planilha e você pode reposicionar.
- Escolha o tipo de gráfico na primeira opção do “Editor de gráficos” e em seguida defina o intervalo de dados para entender quais dados serão utilizados para o gráfico.
Deixe a sua contabilidade mais eficiente com o VR Contabilidade!
Todos os passos anteriores foram extremamente práticos, não é verdade?
Entretanto, vamos mostrar como você pode fazer tudo que falamos anteriormente com apenas um software e muito mais, levando sua contabilidade para um novo nível.
O VR Contabilidade da VR Software é a forma mais simples de gerir todas as suas informações contábeis do seu supermercado porque fizemos nossa solução pensando nos supermercadistas. Seus recursos são:
- Gerenciamento de ativos fixos, receitas e despesas integrados com nossas outras soluções, dispensando assim a necessidade de lançamentos manuais.
- Área de contas a receber e contas a pagar.
- Contabilidade de subcontas.
- Relatórios e análises.
Com nossa solução, sua equipe estará com a melhor ferramenta do mercado para conseguir fazer previsões e trabalhar de forma muito mais simples com nossa interface intuitiva de rápido aprendizado e automações.
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